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2019年「働き方改革」の施行、2020年～の新型コロナウイルス感染症拡大により、労働者の多様なライフスタイルに合わせ、働く時間や場所等の労働条件が自由に選択できたり、テレワークが積極的に導入されてきています。

企業の様々な業務も、新しい労働条件にあわせて見直しや改善等を行っていかなければならない、というのは必然の流れです。

今回は、その中でも企業の受発注業務についてお話したいと思います。

コロナ禍における働き方の変化

テレワークは「密を避けて安心して働くことができる」「通勤に時間を割く必要が無くなり自分の時間を増やすことができる」「育児・介護と仕事を両立することが可能となる」など、働き方に大きな変化をもたらしました。

現在は、新型コロナウイルスの流行が、一時期に比べるとある程度落ち着いてきたこともあり、企業のテレワーク実施率は全国で30.6%（内閣府調査：令和4年7月22日）と落ち着いてきています。

とはいえ、政府が進める働き方改革は今後も整備されていきますので、企業の労働者に対する働き方の改善といった傾向は今後も進んでいくものと思われます。

テレワークのメリット

コスト削減

テレワークの推進により、通勤費を削減することができます。

また、広いオフィスは不要となり、賃料を見直すこともできます。

家賃の高い都心から離れ、地方にオフィスを移転する企業も増えました。

業務効率アップ

ZoomやMicrosoft teams、Skypeなどのオンラインツールを用いた会議や商談が一般的になり、営業先への移動時間の削減につながりました。

移動時間が減った分を、他の会議や商談、既存顧客のフォローに割くことができるので、営業効率が上がります。

また、集中して行う業務の場合は、ひとりで黙々と作業を進めることができ、業務効率を上げることが可能です。

デジタル化推進

テレワークが広まったことで、これまで、慣行的に紙での管理を行ってきた業務も必然的にペーパレス化が進みました。

優秀な人材の確保

テレワーク推進により勤務地域の縛りが無くなり、全国から優秀な人材を確保できるようになりました。

また、子育てや介護で一時的な離職を余儀なくされている優秀な人材が仕事を続ける可能性が増えました。

テレワーク環境下の受発注業務

テレワークに向き不向きな業種？

多くのメリットがあるテレワークですが、すべてがうまくいく、というわけではありません。

テレワーク向きの業務と言えば、プログラマーやシステムエンジニア、デザイナー等、主にパソコンでの業務がメインの業務と考えられ、様々な業務の中でも特に商品や素材の受注発注を伴う営業事務的な現場ではテレワークの本格導入に二の足を踏んでいました。

受発注業務がテレワーク向きでないと考えられていた理由としては、「電話やFAXでの受注が多い」「取引先がオンライン対応を取り入れていない」「ルート営業が根付いている」などがあげられます。

しかし、コロナ禍の影響により、オンライン・テレワークが本格的に検討されていく中で、受発注業務も改めて今までの非効率・無駄な作業がないか見直し・精査され、その業務のオンライン化が急速に進みました。

受発注業務のオンライン化のメリット

受発注業務のオンライン化には、いくつかの大きなメリットがあります。

• メリット１：納期の把握がタイムリーに行える
  

  FAXやメール、電話で受注し手動で基幹システムに入力する方法では、情報登録が終わるまで受注数の把握ができませんが、オンライン化されると在庫状況をタイムリーに発信することができます。

  営業担当がスマートフォンやタブレットなどで最新の在庫状況や現在の納期を商談中に把握できると営業活動にも効果が期待できます。

• メリット２：受発注業務の負担を削減できる
  

  電話・FAX・メール対応、受注情報のデータ化作業、在庫管理、配車手配などの受注関連部署の業務負担を削減し、人材を他にまわすことができます。

  また、システム的にすべてを管理することで、様々な人的ミスをなくすことができます。

• メリット３：人材不足を解消できる
  手動で受発注業務を行う場合、各営業所に受発注業務担当者を配属させる必要がありましたが、オンライン化によって受発注業務を一か所で集約して行えるようになりました。

  また、コロナ禍だけでなく、災害や事故などで出社可能な人員が不足した場合、企業活動自体が遅延、最悪の場合はストップする可能性もありますが、オンライン化によってテレワークが可能となり、その心配が軽減されました。

受発注業務のオンライン化における注意点

弊社でも受発注業務のシステム化のご相談を受け、専用システムとして開発・導入のお手伝いをしていますが、多くのお客様が当初は既成のシステムの導入も検討されています。

しかし、受発注業務の場合、テンプレートのような既成システムではなかなかご満足いただくものがない、ということでご相談にいらっしゃる方が多いです。

• 取り扱う商品や材料・素材によって受発注の項目が異なる
• 取引先によって、受発注の登録の項目、手順が異なる
• 取引先や取り扱う商品や材料・素材によって、表示したい情報などを分けたい
• 自社独自の運用の方法にカスタマイズしたい

などなど、どうしても各社・各商品によっては逆に使いづらかったり、非効率になったりしますのでご注意ください。

その既成システムを導入するために業務の運用も変える、という企業様もいらっしゃいますが、もう「目的と手段が逆」になってしまっていますね。

受発注業務のオンライン化のススメ

弊社では受発注業務のシステム化のご相談を受け、その運用・商品等に合わせた「お客様専用システム」としてご提案・開発・導入のお手伝いをしています。

ご予算に合わせたご提案も可能ですので、是非お気軽にご相談下さい。

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